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스마트워크 시작(1): 3가지 스마트툴 선택과 활용의 기본 조건
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스마트라이프

스마트워크 시작(1): 3가지 스마트툴 선택과 활용의 기본 조건

스마트툴(Smart Tools)

(편집자 주) 본 〔스마트 툴〕 코너에서는 스마트라이프 실현에 필요한 하드웨어, 소프트웨어, 휴대할 수 있는 디바이스(Devices)와 앱(Apps) 그리고 꼭 알아야 할 중요 정책도구들을 소개합니다. 총괄에디터: 인공지능산업컨설턴트 안종훈 박사

 

 

【스마트툴(Smart Tools)】스마트워크 시작(1): 3가지 스마트툴 선택과 활용의 기본 조건 


우리나라에 스마트워크가 공식적으로 도입된 것은 2010년 7월 방송통신위원회와 행정안전부는 ‘스마트워크 활성화 전략’을 발표하면서 부터이다. 2011년에는 유연근무제를 모든 공공기관으로 확대하여 스마트워크를 단시간근무, 재택근무, 탄력근무, 집중근무 등의 형태로 나누고 2가지 이상의 근무 시스템을 도입할 것을 권고하였다. 하지만, 스마트 워크에 대한 인식부족 및 교육 부족 등 여러 가지 이유로 크게 확산되지는 못한 것이 사실이다. 특히 대면문화를 중시하는 우리나라의 문화적 특성도 활성화의 걸림돌이었다.  


10년이 지난 지금 스마트워크는 기업이나 관공서 할 것 없이 전 산업분야의 생산성과 업무능률 향상을 위한 도입 필수가 되었다. 대부분의 기업에서는 직원들에게 자체 서버나 클라우드에서 업무도구를 내려 받아서 업무를 수행하도록 해왔다. 최근에는 모바일 기기의 발전에 따라 BYOD(Bring Your Own Device)라고 하여 직원들의 개인용 스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등 IT기기를 직장에 가져와 업무에 활용할 수 있게 하고 있다. 기업 입장에서는 기기 구입비용이 줄고 직원들의 생산성이 향상된다는 장점이 있다. 물론 기업정보가 쉽게 유출될 수 있는 등의 단점도 있다.   


중요한 것은 업무효율을 높여 생산성을 극대화시키기 위해 어떤 스마트 도구를 사용할 것인가이다. 다양한 근무형태에 따라 공통적으로 또는 다르게 활용하는 다양한 도구들이 있기 때문이다. 기업의 경우 문서작성용, 협업용, 회계처리용, 발표용, 내부 메신저 등 용도에 따라 다양한 툴들을 사용해오고 있다. 스마트워크를 제대로 시작하기 위해서는 다음 3가지 스마트 툴 선택과 활용의 기본 조건을 먼저 알고 있어야 한다.  


첫째, 목적과 용도별 도구 매트릭스가 필요하다

업무효율을 극대화시킬 수 있는 도구로 시중에는 산업분야별, 생산제품별, 목적과 용도별 다양한 생산성 도구들이 있다. 따라서 관공서나 개인도 마찬가지고 기업차원에서도 자체적인 업무용 툴 선택 매트릭스를 만들어져 있어야 한다. 이때의 매트릭스는 업무 효율 뿐 아니라 안전이나 보안과도 밀접한 관련을 맺게 된다. 대표적으로 한글 오피스나 MS Office, Google Suite를 사용하는 경우 그 속에 포함된 문서작성, 협업, 회계, 영업, 마케팅 등 다양한 툴들에 대한 자세한 사용기준이 없는 경우 호환성 문제가 있을 수 있고 기업비밀 유출 등이 쉽게 이루어질 수 있다. 

 

스마트워크 시작(1): 3가지 스마트툴 선택과 활용의 기본 조건


둘째, 스마트툴의 선택과 나만의 스마트워크 시스템을 만들자

스마트워크를 제대로 구현하기 위해서는 앞에서 말한 단시간근무, 재택근무, 탄력근무, 집중근무 등 4가지 유연근무 형태 외 개인의 다양한 업무형태에 따라 스마트워크 시스템을 먼저 구축해야 한다. 물론 관공서나 기업의 경우 시스템을 사전 구축해주는 경우가 대부분이지만, 대부분의 경우 개인의 업무 형태에 따라 업무 프로세스와 연결 시켜 재구성해야 할 것이다. 개인은 자신의 세부 업무 리스트를 만들고, 전체적인 업무 프로세스에 연결시켜 각 업무에 필요한 툴을 조사하고 분석한다. 가장 적합한 툴을 선택한 후 사용여부 체크 및 등록을 하도록 한다. 스마트워크를 위한 기본 인프라를 구축하는 것이다.


셋째, 새로운 스마트툴의 도입을 항상 고려해야 한다

대부분의 경우 하나의 도구를 선택하게 되면 해당 도구에 익숙해져 그 도구를 바꾸는 것을 싫어한다. 중요한 것은 업무의 생산성을 위해 업무 효율을 더 높일 수 있다면 사용도구에 대한 변경도 검토해야한다. 이때 중요한 것은 기존 도구의 내용물을 새로운 도구에 이전 시킬 수 있는 호환성 문제를 잘 챙겨야 한다. 최근에 나오는 대부분의 스마트툴들은 호환성이나 이식문제를 고려하여 더 좋은 도구들을 만들어 내고 있으므로 그 부분을 반드시 확인해야 한다.


스마트툴 추천: 생산성 도구로써 Notion

그동안 에버노트, 트렐로, 슬랙, 잔디 등의 생산성 앱 사용자 중 그 한계를 느끼고 있다면 개인의 일상 뿐 아니라 업무를 전체적으로 관리할 수 있는‘노션(notion.so)’을 살펴보길 바란다. 개인의 일상과 업무 등 모든 것을 한 곳에서 기록하고 공유할 공간을 만들어 주는 대표적인 스마트툴 중의 하나이다.  

 

스마트워크 시작(1): 3가지 스마트툴 선택과 활용의 기본 조건


스마트워크는 스마트라이프 구현에서 일과 삶의 균형인 워라밸을 실천할 수 있는 중요한 구성요소이다. 초기 단계에서 스마트워크 시스템의 구축과 툴 선택은 전문가의 교육과 조언이 필요할 것이다.  

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